Ufficio stampa: cos’è e a cosa serve

L’ufficio stampa svolge un ruolo chiave nella comunicazione esterna di un’azienda, un ente o un personaggio pubblico. Instaura i rapporti con i media e tiene aggiornato il pubblico sulle attività principali che vengono svolte. E’ un ponte di collegamento nella comunicazione.

Che cos’è l’ufficio stampa

L’ufficio stampa si occupa di informare. E’ reparto che può far parte dell’azienda o essere un servizio esterno di supporto. La differenza è dovuta soprattutto alla tipologia e alle dimensioni dell’azienda. In alcuni casi è formato da un singolo libero professionista, mentre in realtà più articolate è presente un intero team. Gli addetti stampa lavorano per mantenere viva l’identità aziendale, comunicare progetti, attività, eventi e report di valore. Concorrono insomma a costruire l’immagine dell’impresa, operando quindi nella brand identity.

I compiti dell’ufficio stampa

Le attività sono molteplici. Si va dal classico comunicato, alle gestione della newsletter. Come in tanti campi della comunicazione le mansioni spesso si fondono per rispondere alle esigenze aziendali. Le principali mansioni comunque sono:

  • comunicati stampa (dalla scrittura all’invio)
  • rapporto con i media (carta stampata, radio e televisione)
  • gestione dei social media
  • gestione di blog
  • newsletter
  • podcast
  • supporto fotografico e video
  • sviluppo di campagne di comunicazione

L’ufficio stampa aiutano a migliorare la reputazione e a costruire i rapporti esterni.

Come opera un ufficio stampa

I rapporti sono spesso informali, perché l’ufficio stampa non comunica verso i clienti ma con altri giornalisti. Sono addetti stampa che parlano con altri addetti stampa per fornire le news più rilevanti. Come detto, il lavoro passa attraverso molteplici canali, dal semplice cellulare allo sviluppo di una presenza online consolidata. E in questo senso è molto importante una comunicazione coordinata. La strategia deve essere coerente e abbracciare più canali. Un addetto stampa si può occupare di annunciare l’apertura di un nuovo store in un centro commerciale, come di un evento sportivo. Può ad esempio segnalare la crescita del bilancio di un’azienda di moda o inviare report statistici del settore immobiliare. Potrebbe infine contattare i giornalisti per fissare interviste e riprese.

Quando serve l’ufficio stampa

L’ufficio stampa aiuta a mantenere una comunicazione coerente, professionale e attiva. Non si limita a diffondere le notizie, portando fama all’azienda, ma aiuta anche nei momenti di crisi. Durante le difficoltà i giornalisti si rivolgono direttamente all’ufficio stampa che si frappone così con i componenti aziendali. Il tono voce e gli interessi dell’ufficio stampa sono gli stessi dell’azienda cliente per cui lavora. E’ un portavoce capace di mettere in risalto le qualità e di difendere nei momenti di bisogno. L’ufficio stampa serve quando la comunicazione verso altre aziende, enti o uffici richiede una figura costante oppure un supporto saltuario ma professionale e non improvvisato. I vantaggi sono aumento di visibilità, risparmio di tempo e risorse pubblicitarie. Qui potete leggere un approfondimento sui vantaggi di avere un ufficio stampa.

Chi ha un ufficio stampa

Chiunque abbia bisogno di rapportarsi con i media, assume prima o poi un addetto o team per la sua comunicazione esterna. Può essere una multinazionale come un’artista musicale più o meno affermato. Ci sono gli uffici pubblici, comunali, regionali e governativi. E poi gli enti, le amministrazioni, associazioni, società sportive. Le realtà sono svariate. Ciò che accomuna è la necessita di avere una figura professionale nelle relazioni esterne. In base al brand per cui lavora la comunicazione cambia radicalmente. Pensiamo, ad esempio, alla differenza tra la comunicazione per un’azienda di sviluppo software e una squadra di calcio. La metodologia di lavoro resta molto simile, ma cambiano il tono di voce nei comunicati, i contatti di riferimento, gli obbiettivi di comunicazione.

Se siete alla ricerca di un supporto nella vostra comunicazione, contattatemi. Mi occupo di creare l’immagine e l’identità di un brand, delle relazioni esterne con i giornalisti, del supporto alle campagne di web marketing per aumentare la visibilità.

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